3.- ALQUILER

Desde este menú el programa nos da acceso a las opciones referentes al alquiler.

3.1.- ALQUILER / DEVOLUCIÓN

La pantalla principal del programa es la pantalla de Alquiler / Devolución. Accederemos a ella por la opción Alquiler / Devolución del menú Alquiler. Esta pantalla tiene dos pestañas diferenciadas correspondientes al alquiler y a la devolución. Puede distinguir rápidamente en qué pestaña se encuentra por el texto en vertical del lado izquierdo de la ventana.

Al ser esta la pantalla con la que principalmente trabajaremos, desde ella tenemos la posibilidad de consultar la ficha del cliente al que le va a alquilar alguna película, consultar la ficha técnica de la película, controlar las deudas, dejar notas recordatorio de cliente, realizar alguna reserva, ver la foto del cliente, etc. También puede realizar la venta de cualquier artículo o ventas de películas de alquiler y todo lo habitual relacionado con la atención a sus clientes.

Las teclas de función (F3 a F12) se utilizan para agilizar la atención a clientes ya que a través del teclado la operativa es más rápida.

Veamos el funcionamiento del alquiler / devolución mediante unos ejemplos:

Ejemplo de alquiler:

Alquilar la película 1300, copia 2 al socio 140

· Situémonos en la pestaña de alquiler. Si estamos en devolución, pulsaremos sobre la pestaña alquiler, o bien pulsaremos la tecla F5

· En el recuadro de cliente teclearemos: 140 y pulsaremos Intro. El cursor se situará en el recuadro de película.

· En película teclearemos: 1300.2 para especificar la copia 2 de la película y pulsamos Intro. Si usamos la automatización, leeremos la etiqueta de alquiler correspondiente a esta película. En el grid de alquileres, se nos mostrará la película alquilada con la fecha de devolución correspondiente a su tarifa. En el recuadro de Total Alquiler aparecerá el importe correspondiente a la tarifa de alquiler.

· Para cobrar el alquiler, pulsaremos el botón aceptar o la tecla F12 y aparecerá la pantalla de cobro, con el importe total. Para aceptar el importe pulsaremos la tecla cobrar o bien la tecla de función F12 de nuevo.

Ejemplo de devolución:

Devolver la película 1500 copia 0, en poder del cliente 502

Sin automatización por códigos de barras (véase parámetros):

· Nos situamos en la pantalla de devolución. En el recuadro de cliente pulsamos directamente la tecla Intro. El cursor se situará sobre la casilla de película.

· En película tecleamos: 1500. Como que se trata de la copia cero no hace falta escribir el punto seguido del numero 0, aunque podríamos hacerlo. Seguidamente pulsamos la tecla Intro.

Con automatización:

· Nos situamos en la pantalla de devolución. Usaremos el lector para leer el código de película a devolver, pudiéndonos encontrar en la casilla de película o cliente indistintamente.

En este punto y si no existe ningún recargo, la película ya estará devuelta. Si existe recargo se nos indicará el importe, y podremos cobrarlo (totalmente o en parte), perdonarlo, generar una deuda etc...

Ejemplo de alquiler con lector de huellas dactilar:

· Nos situamos en la pantalla de alquiler, hacemos clic en el cuadro de cliente y pulsamos la tecla de función F1.

· Se nos abrirá una pequeña ventana, en ese momento hemos de situar el dedo en el lector con firmeza pero sin apretar excesivamente. Cuando en la ventana se muestre la previsualización de la huella tendremos que pulsar la tecla Intro o hacer clic con el ratón en el botón .

· Si el cliente no tiene la huella dactilar guardada en la base de datos nos aparecerá un mensaje diciendo que la huella no ha sido encontrada; Si tiene la huella guardada el cuadro de cliente aparecerá con su código correspondiente y el cursor se sitúa automáticamente en la casilla de película. Tecleamos el código de la película en cuestión (o bien utilizamos el lector como hemos visto en el ejemplo anterior) y al pulsar la tecla Intro nos aparecerá la película en el grid de alquiladas.

· A partir de aquí los pasos a seguir son los mismos que en los ejemplos anteriores: hacemos clic en Aceptar o pulsamos la tecla F12 para acceder a la pantalla de cobro y otra vez para aceptar el movimiento.

Ejemplo de alquiler con títulos en las unidades Disc Stakka:

Cuando realicemos el alquiler de títulos que estén almacenados en cualquiera de las unidades Disc Stakka, Videorun automáticamente extraerá de las unidades pertinentes los CD/DVD’s que se vayan a alquilar.

Se nos informará de las unidades en las que tenemos que recoger los títulos en el momento que salga la ventana de cobro (como puede verse en la imagen).

A la hora de realizar la devolución de cualquier título podremos hacerlo con el botón . Más adelante en este manual está detallado como realizar este proceso.

Ejemplo de alta de huella de cliente desde la pantalla de alquiler:

· Nos situamos en la casilla de cliente, tecleamos su código y pulsamos Intro o tabulador.

· Primero pulsamos el botón y se nos abrirá la pantalla de selección de autorizados.

· Hacemos un clic en el autorizado cuya huella queremos digitalizar y se nos abre la ventana de grabación de huella. Hemos de situar el dedo en el lector y cuando aparezca la imagen por pantalla pulsaremos Intro o la tecla .

· En este momento, la barra de progreso comenzará a llenarse; cuando se llene por completo nos aparecerá un mensaje advirtiéndonos de que el proceso ha terminado.

· Para una mayor fiabilidad a la hora de comparar las huellas de clientes, el programa realiza tres capturas de la huella, por lo tanto tendremos que poner el dedo dos veces más y repetir los dos últimos pasos (poner el dedo y aceptar para que se grabe la imagen).

· Hemos de situar el dedo en el lector y esperar a que aparezca la imagen por pantalla.

Ejemplo de Almacenamiento de títulos desde la pantalla de alquiler:

Para poder guardar un título en las unidades de almacenamiento Disc Stakka, lo podemos hacer directamente desde la ventana de alquiler devolución haciendo clic en el botón y se nos abrirá una nueva ventana.

Al clickar sobre este botón nos aparecerá una ventana similar a la derecha donde en la parte superior que pone título especificaremos el código del título que vamos a introducir. Y le daremos a la tecla enter. Si el título tiene carátula nos aparecerá su carátula y aparecerá otra ventana solicitando que introduzcamos el cd/dvd en la unidad pertinente. Una vez introducido el título en la unidad, automáticamente Videorun registrará el código y copia del título así de la situación en la unidad en la que se ha guardado. Cuando hayamos finalizado le daremos a Cancelar para cerrar la ventana.

Ejemplo de Consulta directa de película:

Consultar quien tiene alquilada la película 607 copia 3.

· Nos situamos en la pestaña de alquiler. En la casilla de cliente pulsamos la tecla Intro o tabulador (cliente 0).

· En la casilla de película introducimos el código de la película: 607.3 y pulsamos Intro o tabulador. Si la película está alquilada, nos aparecerá el cliente que la tiene y la lista de películas en su poder. Si no está alquilada, nos aparecerá un mensaje notificándolo.

Ejemplo del funcionamiento del alquiler a domicilio:

Lo primero que hemos de hacer para poder alquilar a domicilio es configurar la opción correspondiente de parámetros (véase pestaña de Alquiler de la ventana de parámetros).

Una vez configurado el programa, en la pantalla de alquiler nos aparecen un par de elementos más: una casilla que marcaremos para realizar el alquiler y un botón que usaremos para cursar la devolución.

Alquiler

· Hacemos clic en al casilla de alquiler a domicilio e introducimos el código del cliente al que vamos a realizar el alquiler, la película y aceptamos para ir a la pantalla de cobro, aceptamos como un alquiler normal y ya está hecho (al alquiler se le aplicará el coste de entrega que tengamos configurado en parámetros).

Al lado de la casilla de Domicilio aparece en rojo el nombre del mensajero que efectuará la entrega.

Devolución

Si es el propio cliente el que nos trae la película haremos una devolución normal, pero si han de ir a recogerla al domicilio:

· Introducimos el código del cliente y después hacemos clic sobre el botón situado a la derecha de la ventana.

· Este botón nos genera la orden de recogida de la película y nos pregunta acerca de si queremos aplicar o no los costes de recogida.

· Una vez hecho esto, cuando el mensajero vuelva con las películas tendremos que dar de baja los alquileres normalmente.

Observaciones a la pantalla de Alquiler/ Devolución

· En esta pantalla, las teclas de función tienen asignada una operación. La relación de las teclas y sus funciones está indicada en la parte inferior de la ventana. Cuando introducimos un cliente, se nos presentan en el grid de alquiler todas las películas que tiene en su poder. Si un película está en recargo, se visualizará la línea en azul.

· Para aceptar el contenido de un campo podemos usar la tecla Intro o el tabulador indistintamente.

Funcionalidad de los botones:

con este botón puede acceder a la ficha de cualquier cliente (F7).

con este botón puede acceder a la ficha de cualquier película (F8).

con este botón puede acceder a la ventana de ventas de artículos (F3).

con este botón puede realizar la venta de una película que actualmente está para ser alquilada (F4).

puede realizar un ingreso que no ha sido realizado por ningún artículo en stock (F6).

con este botón puede acceder a la ventana de deudas y generar una nueva o ver las actuales (Ctrl + D).

con este botón puede realizar una reserva de una película en concreto a un cliente específico (Ctrl + R)

con este botón podremos imprimir un contrato de conformidad del cliente a pagar si le ocurriera algo a la película.

si tiene marcada la opción de parámetros de Permitir alquiler en domicilio aparecerá este botón para generar las órdenes de recogida de películas.

si tenemos el lector de huellas dactilares instalado, aparece este botón que nos permite dar de alta la huella del cliente.

pulsando este botón puede anular el alquiler realizado.

pulsando este botón puede cambiar tanto la fecha de alquiler como la de devolución.

pulsando este botón puede cambiar la película que ya se halla alquilado.

pulsando este botón puede consultar la ficha de la película que se está alquilando (F10).

pulsando este botón puede ver la foto del cliente que acaba de seleccionar.

pulsando este botón puede saber todas las películas que ha visto el cliente en concreto (Ctrl + P)

si este botón aparece sin tachar significa que el cliente seleccionado tiene incidencias.

Como puede ver, Videorun le proporciona la facilidad de ejecutar cualquier movimiento extra desde la misma pantalla de Alquiler/Devolución, la principal del programa, sin la necesidad de acceder a los menús y buscar aquello que desea hacer en un momento determinado del alquiler o la devolución. Podrá comprobar que el trabajo es mucho más rápido y sencillo.

En esta ventana podemos ver los siguientes elementos:

· Cliente: casilla dónde escribiremos el código del cliente.

· Alquiler / Devolución: estas pestañas nos permitirán cambiar entre el modo alquiler y el de devolución.

· Película: es aquí dónde deberemos introducir el código de la película seguido de un punto y la copia que vamos a alquilar o a devolver.

· Películas alquiladas al socio: en esta cuadrícula nos aparecerán las películas que un cliente tiene en su poder.

· Mensaje de cliente: este cuadro de texto nos permitirá dejar notas a un determinado cliente. Cada vez que el cliente venga al videoclub se nos mostrará el mensaje que tiene y podremos conservarlo, quitarlo o cambiarlo.

· Última visita: cuando un cliente venga, aquí se nos mostrará la fecha de su última visita.

· Nº alquileres: aquí veremos el número total de alquileres que el cliente ha realizado.

· Ficha de la película: este botón nos abre la ficha de la película que tengamos seleccionada.

· Cambiar fechas: permite modificar la fecha de alquiler y devolución de la película seleccionada.

· Cambio de película: mediante este botón podremos cambiar una película a un cliente sin tener que devolver la película y realizar otro alquiler.

· Anulación de película: botón que nos da la opción de eliminar la película seleccionada del alquiler actual.

· Total deudas: en este cuadro de texto se nos mostrarán las deudas que el cliente tiene si decidimos cobrarlas con el alquiler activo.

· Total recargos: aquí se sumarán los recargos que el cliente tenga que pagar por retrasos en la devolución.

· Total alquiler: esta es la casilla que nos indica el importe total de los alquileres.

· Opción de cobrar: mediante estas dos opciones, el programa nos permite realizar cualquier movimiento sin tener que cobrar nada al cliente.

· Botón aceptar: mediante la pulsación de este botón accederemos a la pantalla de cobro del programa. Pantalla desde la que podremos generar una deuda al cliente o cobrar el importe. Esta pantalla también nos permite introducir la cantidad entregada por el cliente, mostrándonos el cambio que hay que darle. Permite además seleccionar el documento de pago usado en la operación (a efectos de cuadrar la caja al final del día), y la impresión manual del ticket.

Teclas de acceso rápido

Teclas	Resultado
F1	Con lector de huellas, abre la pantalla para leer la huella
F3	Abre la pantalla de venta de artículos
F4	Abre la pantalla de venta de películas de alquiler
F5	Cambia entre modo alquiler y devolución
F6	Abre la pantalla de ingresos de mostrador
F7	Abre la pantalla de selección de clientes
F8	Abre la pantalla de selección de películas
F9	Abre la ficha del cliente activo, o del primero si no hay ninguno seleccionado
F10	Abre la ficha de la última película alquilada
F11	Permite alternar entre las opciones de cobrar / no cobrar
F12	Da acceso a la pantalla de cobro
Ctrl + D	Abre la pantalla de selección de deudas
Ctrl + R	Abre la pantalla de selección de reservas de películas
Ctrl + H	Con lector de huellas activado, abre el formulario para grabar una huella dactilar

3.2. RESERVAS DE PELÍCULAS

Permite que los clientes puedan reservar películas, cada vez que se intente alquilar una película reservada a un cliente, aparecerá un mensaje en pantalla de que la película esta reservada a otro cliente, aún así tendrá la opción de alquilarla. Para acceder a las reservas, seleccione en Alquileres, Reservas de películas y le aparecerá la ventana.

En el índice podremos elegir el orden de búsqueda de las películas reservadas, que puede ser por Cliente, Película o Fecha. Además tiene la posibilidad de elegir si queremos ver todas la películas, fechas y todos los clientes o especificar solo aquellos que le interesan. En el Grid aparecerán los títulos Fuera (fuera del establecimiento), Reser. (Reservadas para ese día), Pend. (Pendientes de entrar ese día), Dispo. (Películas que quedaran disponibles durante el día), Web (Reservadas desde Videoping), que le indicarán el estado de la película.

También tiene la posibilidad de realizar una reserva desde la ventana de Alquiler / Devolución pulsando las teclas Ctrl + R o haciendo un clic sobre el botón situado a la derecha de la pantalla.

Si llega un cliente que tiene una reserva, al efectuar cualquier movimiento de alquiler saldrá un mensaje que le indicará que ese cliente en concreto tenía una película reservada.

La reserva queda anulada cuando se efectúa el alquiler de la reserva en concreto.

Videorun le permite de forma rápida y sencilla eliminar todas las reservas que hayan caducado pulsando el botón que está situado a la derecha de la ventana.

3.3.- CONSULTAS DE ALQUILERES ACTUALES

Esta pantalla nos muestra un grid en el que aparecen las películas que actualmente están alquiladas, mostrando además el cliente asociado, la persona autorizada que alquiló la copia, la fecha de alquiler y devolución, etc.

Ejemplo de visualización de películas con retraso

· Hacemos clic en el desplegable de Campo ordenación y seleccionamos el campo fecha devolución.

· Nos situamos en el cuadro de fecha a buscar y escribimos la fecha del día en el que estamos.

· Pulsamos el botón para realizar la búsqueda. Si ahora nos fijamos en el grid, veremos que los alquileres se han ordenado por fecha de devolución.

· Todos los alquileres que haya por encima del seleccionado tienen un retraso asociado.

Pantalla de Totales

Desde la pantalla de selección de alquileres actuales podemos pulsar el botón que nos da acceso a la pantalla de Totales, en la que se nos muestra el número de alquileres desglosados por tipo de artículo.

Esta pantalla puede ser útil a la hora de ver qué tipo de artículo es el más alquilado en un día concreto y poder realizar ofertas en función a esos resultados, etc.