2. MAESTROS
Desde el apartado de Maestros tendremos acceso a las principales bases de datos del programa, donde podremos dar de alta, clientes, películas, empresas, artículos, proveedores, etc.
2.1. EMPRESAS
Videorun es una aplicación multiempresa que nos permite trabajar desde un mismo puesto con distintas empresas, y es desde esta ventana desde la que podremos dar de alta tantas como deseemos, modificar las que ya tengamos creadas o eliminar aquella que no nos sirva.
Cuando demos de alta una empresa
nueva, nos aparecerá en pantalla la ficha de la misma, en la que podremos
rellenar los distintos datos desde el nombre o descripción de la empresa hasta
nuestros datos bancarios.
También encontraremos, en la parte
inferior, los contadores que Videorun utilizará a la hora de dar de alta nuevos
clientes, proveedores, películas, tickets o presupuestos. Si en Aplicación | Parámetros seleccionamos la opción de contador por defecto de películas según
contador de empresa será el código que aparece aquí el que Videorun tome
como referencia a la hora de dar de alta nuevas películas.
2.2. TITULOS (PRODUCTOS ALQUILER)
Desde esta opción tendremos acceso a la ventana principal del mantenimiento de películas, donde podremos realizar búsquedas de las películas que tengamos dadas de alta, mediante distintos campos, dar de alta nuevas películas, modificar los datos de la ficha de alguna de las que tengamos ya dadas de alta, eliminar películas, dar de alta nuevas copias o verificar la información de las mismas.
Podemos realizar las búsquedas de
películas por código, director, actor 1,
título o género.
En la parte inferior de la misma ventana encontraremos una serie de datos de la película que tengamos seleccionada en ese momento. Veremos el icono con forma de semáforo que nos indica lo siguiente
Luz Verde: Tenemos disponibles para alquilar
todas las copias de una película.
Luz Amarilla: No disponemos de todas las
copias para alquilar.
Luz Roja: En este momento no hay ninguna copia
disponible en
nuestro establecimiento para alquilar.
Justo a la derecha de este icono, encontraremos información sobre el número de copias que tenemos de cada película, las que se encuentran fuera en este momento, las reservadas y las que tenemos disponibles hoy.
También tenemos una serie de botones en la columna de la parte derecha que no aparecen en el resto de búsquedas:
-
:
Mediante este botón tendremos acceso a la ficha de mantenimiento de copias,
donde podremos ver el número de copias que tenemos de cada película, la tienda
en la que se encuentran (en caso de trabajar con varias) y la fecha de alta.
-
: Con
este botón podremos visualizar la información de las copias de las películas,
veremos que cliente tiene alquilada la copia o cada una de las copias, la fecha
de alquiler y la fecha de devolución de la misma.
-
: Este
último botón de la columna nos permitirá acceder directamente al catálogo de
descarga de películas de la base de datos de Internet. Todo el funcionamiento
del catálogo lo puede consultar en el apartado 8 (Internet) del manual.
Al dar de alta una película nueva, nos aparecerá en pantalla una ventana en la que encontraremos toda una serie de pestañas con utilidades distintas cada una de ellas. A continuación veremos las más importantes:
2.2.1 Datos: Por
defecto se nos abre la ventana con la pestaña de Datos en la que tendremos que
rellenar los datos de la película como Título,
Distribuidora, Proveedor, etc. También debemos especificar el sistema al
que pertenece el título (se puede acceder a los sistemas desde Maestros ->
Tablas -> Sistemas).
La
fecha de alta la cogerá directamente de la fecha del sistema. Solo quedaría por
especificar el tipo de artículo y la tarifa que se va a asociar por defecto con
esta película. Si trabajamos con el sistema de Novedades tendremos que marcar la casilla que hace referencia e
indicar hasta que fecha Videorun va a contemplar dicha película como Novedad.
: En la
parte inferior-derecha de la ventana se sitúa este botón y permite conectar
directamente con la base de datos de películas de Internet para podernos
descargar la ficha técnica, carátula y sinopsis. Una vez pulsemos dicho botón
nos aparecerán todas las películas del catálogo. Buscaremos y posteriormente
seleccionaremos directamente la película de la que deseamos descargar los datos
y cuando le demos a “Aceptar” automáticamente se añadirán todos los datos a la
película.
El
botón de “Actualizar” nos permite descargar el último catálogo de películas
publicado en Internet con las últimas novedades, incorporaciones y
modificaciones. Es recomendable actualizar cuando haya pasado un tiempo desde
la última vez que se actualizó el catálogo.
El
proceso de los mensajes que nos van informando de la situación de la descarga
de datos son los siguientes:
·
Conectando con el servidor
·
Enviando petición
·
Esperando respuesta
·
Descargando datos
·
Datos descargados
·
Fin descarga
Si
disponemos del servicio Videoping dispondremos de esta opción
gratuitamente, de no ser así visite www.enginesoft.com para ver las distintas tarifas o llámenos al
número 932641790 y pregunte por uno de nuestros comerciales de forma que pueda
informarle.
En la
parte inferior derecha encontraremos una pequeña casilla en la que nos pone No enviar Web, los datos de las
películas que tengan marcada esta casilla no se actualizarán en la web de videoping.
2.2.3 Tarifas: A parte de la tarifa 1 que
especificamos en la pestaña de Datos, podemos
asignar distintas tarifas a cada película. Al alquilar una película con varias
tarifas nos aparecerá una ventana desde la cual podremos escoger cual de las
distintas tarifas queremos utilizar.
2.2.4 Carátula, Sinopsis,
Varios: En carátula es donde visualizaremos la portada de la película y desde
donde podremos adquirir nuevas imágenes, si marcamos la casilla de Enviar imagen a Web, siempre que
actualicemos nuestros datos de Videoping se
añadirán las fotos marcadas. En sinopsis podremos incluir el argumento de la
película (tanto la carátula como sinopsis son datos que se descargarán de internet en caso de utilizar el nuevo servicio de
Videorun). En la pestaña de Varios podremos indicar los premios que haya ganado
la película, si es que ha ganado alguno, y en caso de haber especificado algún
dato en particular desde Aplicación |
Parámetros | Campos Parametrizables, será aquí donde veamos la información
que queremos que aparezca en dichos campos.
2.2.5
Movimientos:
En esta pestaña se pueden ver todos los movimientos registrados por
una película (alquiler, devolución). Para ello le daremos al botón “Calcular” y
nos aparecerán. El tipo “A” corresponde a movimientos de alquiler y el tipo “D”
corresponde a movimientos de devolución.
2.2.6 Estadísticas: Desde
esta pestaña podemos visualizar datos referentes al número alquileres de dicha
película, días de actividad, último alquiler, el número de copias que tenemos
en stock y las que hemos vendido, amortización, etc. En caso de modificar algún
dato de la ficha de la película, como precio de compra, tendremos que utilizar
el botón que encontraremos en la parte superior derecha de la pestaña de estadísticas para recalcular
los datos.
2.2.7 Anual: Pestaña
desde la que podremos visualizar ingresos anuales, de la película, detallado
por meses. Solo hay que indicar el año que queremos visualizar y pulsar sobre
el botón Calcular.
2.3. CLIENTES
Ventana
principal desde la que podremos llevar el mantenimiento de nuestros clientes.
Desde aquí podemos dar de alta, consultar los datos de cada uno de ellos,
realizar búsquedas por código de cliente,
dirección, teléfonos, apellidos, nombre, DNI, etc. Desde Aplicación | Parámetros podemos
seleccionar que campo de búsqueda queremos que nos aparezca por defecto.
Al
modificar un cliente podemos apreciar que en la columna de botones de la parte
derecha aparecen cuatro que no veremos en el resto de fichas.
: Nos permite
seleccionar el driver del escáner o cámara en caso de
tener varios o ambos.
: Mediante
este botón podemos imprimir el documento de alta del cliente, listado del cual
se puede modificar todo el contenido.
: Al pulsar
sobre este botón le estamos indicando a Videorun que este cliente pasa a ser Informal.
: Si
disponemos de un lector de huellas dactilares conectado nos aparecerá este
último botón, mediante el cual, podremos adquirir las huellas dactilares de
nuestros clientes para luego poder realizar los alquileres de una forma rápida,
sencilla y fiable. Dependiendo de cómo hayamos configurado el lector desde Aplicación | Parámetros nos pedirá la
huella una o tres veces.
2.3.1 Datos: Pestaña en la que rellenaremos los distintos datos
personales de nuestros clientes, nombre, apellidos, dirección, teléfono, etc.
La pestaña siguiente seria la de Datos
Económicos, donde podemos rellenar los diferentes datos bancarios de
nuestros clientes. A parte de todos estos datos, encontraremos en la parte
inferior de la pestaña de datos, una serie de casillas desmarcadas con
distintas utilidades:
-
No Cobrar: Siempre que alquilemos o vendamos a
un cliente con esta casilla marcada nos aparecerá un aviso en pantalla para
advertirnos de que a dicho cliente no se le va a cobrar el importe indicado.
-
No Cobrar Recargos: Misma función que la opción explicada
recientemente con la única diferencia de que solo se aplica a los recargos.
-
Duplicado: Al alquilar a un cliente marcado con
esta opción nos aparecerá una ventana avisándonos que el código está duplicado
y la fecha de alta del mismo.
-
Bloqueado: Un cliente bloqueado mediante esta
casilla no podrá alquilar en nuestro establecimiento ya que al intentarlo nos
aparecerá una ventana para avisarnos que el cliente está bloqueado.
-
No ver foto: Con está casilla marcada no veremos
la foto del cliente al alquilar.
-
No Web: Está casilla tiene la misma función que
la explicada en las fichas de películas. Si está marcada, los datos de este
cliente no se actualizarán en la web de videping.
El botón nos permite enviar directamente un sms al cliente que le estemos modificando la ficha.
Automáticamente aparecerá como número de envío el que le tengamos puesto en
“Teléfono 2/Móvil”.
2.3.2 Documento | Fotos: Desde estas dos pestañas es desde las que podremos
adquirir las imágenes tanto del DNI como las fotos del cliente y personas
autorizadas. A continuación explicaremos la utilidad de cada uno de los
distintos botones:
: Botón con
el que podemos eliminar la imagen que esté actualmente capturada.
: Permite
seleccionar una imagen que tengamos almacenada en el ordenador en lugar de
hacer una nueva captura.
: Este botón
es el que nos permite adquirir una nueva imagen, ya sea mediante una webcam o escáner.
: Gracias a
este botón podemos ampliar la imagen que deseemos. Una vez ampliada podemos ajustar
su anchura y/o altura.
: Permite
guardar la imagen seleccionada en una carpeta específica del disco duro.
2.3.3 Personas autorizadas: En esta pestaña podremos definir las personas
autorizadas a alquilar con la ficha de un cliente (como puede ser familiares,
amigos, etc). A la hora de alquilar las películas con
este cliente podremos seleccionar el autorizado que corresponda.
2.3.4 Varios
Desde esta opción podremos introducir libremente los
datos que deseemos del cliente.
También permite seleccionar la clave del cliente y
el password que tendrá para poder acceder a los
géneros restringidos en el caso de disponer del PIM (Punto de Información
Multimedia).
2.3.5 Movimientos: En esta pestaña se pueden ver todos los movimientos registrados por un
cliente (alquiler, devolución, venta). Para ello le daremos al botón “Calcular”
y nos aparecerán. El tipo “A” corresponde a movimientos de alquiler, el tipo
“D” corresponde a movimientos de devolución y el tipo “V” corresponde a venta.
2.3.6
Estadísticas: Al igual que
en películas podemos visualizar las estadísticas de los clientes, número de
alquileres, total de compras, días que más alquila, fecha de última visita,
etc.
2.3.7 Anual: También de la misma forma que podemos ver
detalladamente los ingresos de una película, se puede hacer lo mismo con
clientes, podemos visualizar, por meses, los ingresos de alquileres, recargos, ventas de artículos, ventas de películas y
deudas. Solamente tenemos que especificar el año que deseamos visualizar.
2.4. INFORMALES
Desde esta
opción podremos ver que clientes hemos marcado previamente como informales
desde la ficha de cliente, la información que nos aparece y la organización es
exactamente la misma que podemos ver desde el mantenimiento de clientes. En la
ficha del informal encontraremos una opción con la cual podremos volver a
pasarlo a cliente, siguiendo exactamente los mismo pasos.
2.5. ARTÍCULOS (PRODUCTOS VENTA)
Igual que
las opciones explicadas con anterioridad, esta es la ventana maestra de
artículos, desde la que podremos ver la información de los artículos que
tengamos dados de alta, crear artículos nuevos, modificar o eliminarlos, etc.
Las
búsquedas de artículos se pueden realizar por código del artículo, descripción o referencia.
En la ficha
de artículos encontraremos tres pestañas principales:
2.5.1 Datos: Pestaña desde la que rellenaremos los datos del
artículo como descripción, referencia,
cantidad en stock, precio compra, pvp, tipo de
artículo, proveedor, etc. En la parte inferior de la ventana encontraremos
dos casillas:
-
Dar de baja si no hay
existencias: Con esta
casilla marcada, cuando el stock del artículo llegue a 0, se eliminará la ficha
automáticamente.
-
Venta con lector de códigos
de barras: Si marcamos
esta opción, siempre que vendamos algún artículo mediante el lector de códigos
de barras, pasará de forma automática a la línea inferior en el momento de leer
el código.
-
No Web: Casilla con la misma función explicada
en las fichas de películas y de clientes. Todos aquellos artículos que tengan
la casilla marcada no se actualizarán en la web de videoping.
Venta a peso
Tenemos la posibilidad de vender los
artículos a peso (productos a granel como golosinas, frutos secos, etc).
NOTA: Para
poderlo hacer es necesario tener la báscula especificado por VIDEORUN conectada
y configurada en el equipo.
Cumplidos los requisitos anteriores marcaremos
la opción de “Venta a peso” e introduciremos el tipo de IVA, precio de compra,
precio de venta y la relación de gramos a la que corresponde.
Posteriormente cuando realicemos la
venta de este artículo, VIDEORUN nos cogerá automáticamente el peso que figure
en la balanza y realizará el cálculo del importe de venta.
2.5.2 Estadísticas: Al igual que películas y clientes, los
artículos también tienen sus propias estadísticas donde podremos ver
información varia como fecha y hora de la última venta, número de altas y
bajas, ventas, cantidad en stock, totales, etc. Mediante este botón, situado en la parte superior derecha de
la ventana, podemos recalcular las estadísticas de nuestros artículos.
2.5.3 Foto / Observaciones:
Desde esta pestaña podremos
adquirir las fotos de nuestros artículos y apuntar las observaciones. El
funcionamiento es el mismo que el explicado en las fichas de películas y
clientes, los botones tienen exactamente la misma función. En esta ventana
también contamos con la casilla de Enviar
Imagen a Web, y de la misma forma que sucedía con películas, si la
marcamos, siempre que actualicemos los datos de Videoping, se actualizarán las imágenes marcadas.
A parte de
las diferentes pestañas, encontraremos este botón con el que podremos modificar el stock
de cada artículo.
2.6. PROVEEDORES
Ventana
maestra de proveedores, donde tenemos acceso a las fichas de todos los
proveedores que tengamos dados de alta y
donde podemos dar de alta nuevos, modificar sus fichas o eliminar cualquiera de
ellos. Las búsquedas podemos realizarlas por código de proveedor, nombre, razón social o dirección.
En las
fichas de los proveedores podremos rellenar los datos del mismo e incluso los
datos de hasta tres representantes. También contamos con una pestaña en la que
podemos poner tantas observaciones como deseemos, forma de pago o transporte.
2.7. TABLAS
En la
opción de tablas encontraremos un submenú con otra serie de opciones que nos
servirán para poder configurar los campos que hemos explicado hasta ahora en
este capítulo.
2.7.1.
Sistemas: Los sistemas son
el tipo de plataforma en los que se basan los títulos de alquiler. Está
diseñado de esta forma para el momento en el que surjan nuevos sistemas gracias
a las próximas tecnologías podamos darlos de alta sin ningún tipo de
limitación.
A la hora de crear un nuevo sistema le deberemos
asignar un código que no exista, la descripción del sistema y concretar a que
tipo de títulos de alquiler corresponde (Película o Juego).
Los sistemas de los títulos de alquiler los
seleccionaremos en la propia ficha del título.
2.7.2. Tarifas: Las tarifas contienen toda la
información sobre el precio y los días de alquiler de las películas /
videojuegos de nuestro videoclub. En el momento del alquiler el programa verificará la tarifa
asociada a esa película para cobrar el importe y calcular la fecha de
devolución correspondiente. Si la tarifa 1 de la ficha de la película no está
definida, no podremos alquilarla. Si existe más de una tarifa definida, se nos
pedirá que escojamos una de ellas al alquilar. Si estamos usando el alquiler
por días, el programa usará la información almacenada en el recuadro Por Días
del mantenimiento de tarifas. Si estamos en modo de funcionamiento de alquiler
por horas, se usará la información correspondiente al recuadro Por Horas, de la
parte derecha de la ficha de la tarifa.
Nota: El modo de funcionamiento
por días o por horas se selecciona en el menú Parámetros. El cambio de un modo
de funcionamiento a otro implica un cambio en la forma de trabajo del
videoclub, (cobrar al alquilar o al devolver según el caso) y por tanto se
recomienda no mezclar los dos modos.
2.7.3. Géneros: Los mantenimientos de géneros son más sencillos que los que hemos visto hasta ahora, aunque consta de los mismos botones que en el resto de búsquedas no existe selección previa, en este caso está integrada en el mantenimiento. Inserte los géneros de las películas usando un código fácil de recordar como por ejemplo:
AV: Aventuras
DR: Drama
2.7.5. Documentos de pago: Desde esta pantalla podremos generar tantos documentos de
pago como aceptemos en nuestro establecimiento. A la hora de dar de alta el
documento tendremos que rellenar la descripción, el código e indicar si es un
documento de pago que afecte a caja o no. Desde la pantalla de cobro podremos
seleccionar cualquiera de los documentos que hayamos dado de alta previamente
en esta ventana.
2.7.6. Tipos de Artículo: Antes de introducir las películas, tenemos que dar de alta los tipos de artículo. Todos los artículos del programa (incluidas las películas de venta y alquiler) se pueden agrupar por familias de artículos. Aunque no es imprescindible hacerlo. Esta clasificación nos es útil para poder ver más adelante los ingresos producidos por cada familia de artículos, o para distinguir más fácilmente los artículos implicados en cada línea del histórico de movimientos.
Una clasificación orientativa de tipos de artículo podría ser:
1 -
Películas de alquiler
2 -
Videojuegos
3 -
Películas de venta
4 -
Cintas vírgenes Vídeo
5 -
Fotografía
A cada tipo de artículo se le
puede asignar un color distintivo. En la lista de registros del histórico de
movimientos, aparece la línea del color del tipo de artículo implicado. Así por
ejemplo, si asignamos el color rojo a las películas de alquiler, la mayor parte
de los registros del histórico aparecen pintados en este color, al ser el tipo
de movimiento más habitual.
ASIGNAR
UN COLOR AL TIPO DE ARTÍCULO
Al mantenimiento de tipos de
artículo se accede por la opción de menú Maestros./ Tipos de Artículo. El funcionamiento de este
mantenimiento es análogo al de géneros o tarifas, salvo que se puede asignar un
color a cada registro. Para asignar el color, en modo de edición pulse sobre el
botón Aparece una pantalla de selección de colores,
donde debe pulsar con el ratón sobre el color que desee escoger y luego pulsar
el botón aceptar. Si por el contrario
quiere eliminar el color asignado al tipo de artículo, pulse sobre el
botón
.
2.7.7. Tipos de Bonos: Esta
es la pantalla desde la que podremos dar de alta los distintos bonos que
deseemos. Los datos que se nos pide al generar un bono son código, descripción, importe cobro (lo que se va a cobrar al cliente),
valor (importe real del bono), caducidad (en meses).
2.7.8. Tipos de Socio: En
caso de trabajar con algún tipo de cuota sobre nuestros clientes, sería desde esta
ventana desde la que tendríamos que dar de alta los distintos tipos de socio
con los que trabajásemos. Después desde la ficha del cliente en la pestaña de Datos Económicos encontraremos, en la
parte inferior, un pequeño campo que hace referencia al tipo de socio.
2.7.9. Tipos de IVA: Ventana
desde la que podemos generar los distintos tipos de iva
que utilicemos en nuestro establecimiento. A la hora de darlo de alta, el
programa, solamente nos pide el código,
descripción y porcentaje, podemos modificar cualquiera de estos datos de
algún tipo de iva ya dado de alta o eliminar aquel
que dejemos de utilizar.
2.7.10. Mensajeros: Opción
desde la que damos de alta todos los mensajeros de que disponemos, en caso de
ofrecer servicio de entrega a domicilio.
2.7.11. Claves: Pantalla
en la que podemos almacenar las claves de las tarjetas de nuestros clientes,
para poder recuperarlas de forma rápida y sencilla, en caso de perdida por
parte del cliente.
2.7.12. Unidades almacenamiento: Con esta opción accederemos a visualizar todas las unidades Disc Stakka que tengamos
conectadas y configuradas en nuestro equipo. Pudiendo realizar diversas
funciones sobre ellas.
Automáticamente
Videorun asigna un nombre a cada unidad de Disk Stakka
(UNIDAD 1, UNIDAD 2…), pero se puede modificar haciendo clic en el botón y asignándole el nombre que deseemos.
También podemos
eliminar una unidad si no la queremos utilizar, para ello la seleccionaremos y
haremos clic en el botón .
Las
funciones que podemos procesar sobre las unidades son las siguientes:
|
Con este botón
podremos hacer parpadear la luz verde situada en el frontal de la unidad Disc Stakka de la unidad que
tengamos seleccionada. Esta opción es útil para cuando tengamos varias
unidades de almacenamiento conectadas poder diferenciar cual es la unidad 1,
2 y así consecutivamente. Para posteriormente cuando Videorun nos solicite
introducir los títulos en tal número de unidad poder saber de cual se trata. |
|
Permite reiniciar
la unidad, tal y como se haría al volverla a conectar. |
|
Bloquea la entrada
de de CD/DVD’s impidiendo introducir cualquier título en la unidad
seleccionada. |
|
Desbloquea la
unidad en caso que haya sido bloqueada a través de la opción anterior. |
|
Libera la memoria
lógica de la unidad seleccionada. Es decir, elimina toda la base de datos
paralela de Opdicom. |
2.8. HISTORICO MOVIMIENTOS
Gracias al Histórico de
movimientos podrá obtener diversos tipos de información, como por ejemplo:
Todos los clientes
que han visto una determinada película, todas las películas que ha visto un
determinado cliente, todos los movimientos realizados en una fecha concreta o
en un rango de fechas... etc.
Para poder acceder al
Histórico de movimientos simplemente se deberá entrar en el menú Maestros y
seleccionar la opción Histórico de movimientos.
2.9. BONOS
Una vez hemos dado
los tipos de bonos desde Maestros /
Tablas / Tipos de Bonos, será desde esta ventana desde donde podremos ver
que clientes tienen contratado cada tipo de bono y desde donde daremos de alta
los clientes que adquieran bonos nuevos, también podremos ver el saldo que le
queda a cada cliente y la fecha en la que se dio de alta el bono.
A la hora de vender
un nuevo bono tendremos que introducir el código del cliente y el tipo de bono,
Videorun incluirá automáticamente el resto de información, una vez aceptemos
esta ventana nos aparecerá por defecto la pantalla de cobro con el importe a
cobrar.
2.10. COMPRAS
Pantalla principal
desde la que podemos realizar todas nuestras compras de películas y artículos.
La ventana principal que veremos será la de selección de compras, desde donde
podremos realizar búsquedas de todas las compras que hayamos realizado hasta la
fecha. El campo que nos aparecerá por defecto en la búsqueda será el de Nº Documento aunque podemos elegir entre
Nº Proveedor o Fecha.
Una vez damos de alta una nueva compra tendremos que indicar el número de documento, el proveedor y seleccionar entre artículo o película, indicar el precio, unidades, etc. Disponemos de una casilla, que por defecto aparece marcada, donde le indicaremos a VideoRun si queremos que nos dé de alta stock o copias de ese artículo o película.