4.- PROCESOS

 

 

4.1.- PELÍCULAS

 

Desde este submenú tenemos acceso a los procesos que afectan a  nuestra base de datos de películas.

 

4.1.1.- CONSULTA PELÍCULAS VISTAS POR CLIENTE

 

Videorun permite comprobar si un cliente ha visto una película. La consulta puede ser de una película en concreto, o escoger un rango, que puede ser por fecha, por género o por novedad (nuevas películas a partir de los meses indicados).

 

Existe una opción que permite mostrar en el momento de alquilar si la película ya fue vista por el cliente. Esta opción  que se encuentra en Aplicación / Parámetros / Alquiler, tiene dos modos de funcionamiento: por título o por código. La opción por título, puede ser usada cuando un videoclub da de alta nuevas películas con antiguos códigos de películas, ya eliminadas (reutilización de códigos), lo cual no permitiría la opción de Aviso películas ya vistas por cliente por código.

Para consultar una película vista por un cliente, puede pulsar el botón  que se encuentra en la pantalla de Alquiler/Devolución. También puede acceder directamente pulsando las teclas Ctrl-P, o en Procesos / Películas / Consulta de Películas vistas por cliente.

 

 

Para realizar la consulta de una película concreta  introducimos el código del cliente y el de la película en sus casillas correspondientes y hacemos clic en el botón  . En este momento el programa nos muestra una ventana indicándonos si el cliente ha visto la película (en ese caso nos dice también la fecha y hora de alquiler) o por el contrario no la ha visto.

 

 

Para realizar la consulta por rangos hemos de marcar la opción Consulta por Rangos, introducimos el periodo que queremos comprobar

 

4.1.2.- DUPLICADO DE PELÍCULAS

 

Con esta opción podrá crear copias de una película ya existente en su negocio pero con un código independiente y único que no hará referencia en ningún momento a la primera película que dio de alta con ese título.

 

Videorun genera las copias de esta manera:

 

0001803.00 -> 28 días después.

0001803.01 -> la copia número 1 de la película 28 días después.

 

Con el duplicado de películas de Videorun generará la copia de esta manera:

 

0001803 -> 28 días después.

0001804 -> Copia de 28 días después.

 

 

Introducimos la película que queremos duplicar, el número de copias que vamos a hacer y por último le indicamos el código a partir del cual empezará a dar de alta las películas.

 

4.1.3.- BORRADO RÁPIDO DE PELÍCULAS

 

Esta ventana del programa nos permitirá dar de baja copias de una película de forma rápida.

Solo hemos de seleccionar el motivo de la baja e introducir el código de la película en el recuadro correspondiente. Una vez eliminadas las copias, el programa nos preguntará si queremos eliminar también las referencias en el fichero de películas.

 

 

4.1.4.- AVERíAS

 

Videorun permite generar un registro con los últimos posibles responsables de la avería de una cinta (la cinta magnética está doblada debido a un mal funcionamiento del reproductor, el DVD está rallado, u otros motivos).

 

Selección de averías

 

En esta ventana nos aparece un grid con todos los posibles responsables de las averías de nuestras películas, así cómo la película afectada y una breve descripción (por defecto: Posible responsable de la avería).

 

Introducción de averías

 

Es en esta pantalla dónde daremos de alta las averías de una determinada película.

 

 

Debemos introducir el código de la película dañada, y elegir el número de los posibles responsables, pulsando a continuación el botón Generar. Este proceso registrará los posibles responsables de la avería, que se podrán consultar desde Selección de averías.

 

Eliminar averías

 

Cuando se acumulen muchos registros de averías ya solventadas, podemos eliminarlos usando esta opción.

 

 

Únicamente introducimos la fecha hasta la cual queremos eliminar todas las averías y pulsamos el botón de Eliminación de averías.

 

4.1.5.- ACTUALIZAR NOVEDADES

 

Esta opción del menú Procesos / Películas / Actualizar novedades puede eliminar de la lista de novedades todas aquellas que han caducado. Elimina de la ficha de la película la selección de Novedad. La fecha de caducidad de cada película marcada como novedad es la fecha que usted halla especificado en la ficha de la película "Hasta día:".

 

 

Una vez realizado el proceso de actualización de novedades, podemos imprimir un listado con la relación de películas que han sido modificadas pulsando el botón .

 

 

 

 

 

 

4.2.- ARTÍCULOS

 

Menú desde el cual podremos levar el mantenimiento de nuestros stocks y

 

4.2.1.- MODIFICACIÓN RÁPIDA DE STOCKS

 

La Modificación rápida de Stocks, le permite variar la cantidad de artículos, dados de alta.

 

 

Introducimos el artículo del cual queremos variar el stock y el incremento que queremos realizar.

Para decrementar el stock, deberá introducir las cantidades en negativo.

 

4.2.2.- DEVOLUCIÓN DE ARTÍCULOS

 

Para realizar la devolución de un artículo por parte de un cliente hemos de acceder a esta opción de menú.

 

 

Hemos de seleccionar el artículo que nos van a devolver y las unidades  que nos entregan.

El programa por defecto al pulsar el botón Aceptar incrementa el stock del artículo en tantas unidades cómo le hallamos indicado. Si el artículo es devuelto por tener algún defecto podemos marcar la casilla de No pasar unidades a stock con lo que Videorun no incrementará la cantidad.

 

 

 

 

 

 

4.3.- CLIENTES

 

4.3.1.- INCIDENCIAS DE CLIENTES

 

Desde esta ventana podremos dar de alta las incidencias que vayan surgiendo con los clientes

 

 

Deberá introducir el código del cliente y pulsar la tecla Intro o el tabulador para ver las incidencias que tenga dadas de alta.

Si queremos acceder a la ficha del cliente seleccionado podemos pulsar el botón  .

Para dar de alta nuevas incidencias hemos de seguir el procedimiento típico en cualquier pantalla de selección de Videorun con los botones de la barra vertical situada a la derecha de la ventana.

 

4.3.2.- ESTADÍSTICAS

 

Opción que nos permite realizar dos procesos relacionados con las estadísticas de clientes:

 

Recálculo de estadísticas de clientes

 

Con este proceso el programa repasa todo el histórico de ingresos y vuelve a calcular las estadísticas de los clientes.

Únicamente hemos de pulsar el botón  para que de comienzo el proceso.

Borrado de estadísticas de clientes

 

Este submenú nos muestra una ventana desde la que podemos iniciar el borrado de las estadísticas de los clientes.

Seleccionamos un rango de clientes a eliminar y pulsamos el botón  para iniciar el proceso.

 

 

 

4.3.3.- ELIMINACIÓN CLIENTES CADUCADOS

 

A la hora de dar de alta un nuevo cliente, podemos definirle una fecha de caducidad, pero ésta es solo informativa.

 

Si lo que queremos es dar de baja todos esos clientes que tenemos caducados, hemos de hacer clic en esta opción y nos mostrará una pantalla con

 

4.4.- OFERTAS

 

Las ofertas son cambios en las tarifas de alquiler que se pueden definir en función del día de la semana o del número de alquileres que se lleve el cliente. Para acceder a la pantalla de ofertas, tenemos que seleccionar la opción Ofertas  del menú Procesos.

 

La pantalla de ofertas consiste en una parrilla donde se encuentran todas las combinaciones posibles entre días de la semana y número de alquileres. La última columna de la parrilla se usa para el 5º alquiler o superior. En cada una de las celdas de la parrilla se puede definir una oferta específica que modifique la tarifa original de alquiler por una nueva tarifa. En una oferta concreta se definen todos los cambios de tarifas que queramos, especificando para cada tarifa cual es la tarifa de oferta resultante.

 

En cada una de las celdas aparece la palabra 'Sí' si existe una oferta definida, y 'No' si no hay ninguna.

 

 

Para definir una oferta debemos hacer doble clic sobre la celda que queramos de la pantalla. En el recuadro de la oferta especificaremos las tarifas que queremos modificar en la oferta, asignando a cada tarifa origen la tarifa oferta correspondiente. Si queremos mantener alguna de las tarifas, no le asignaremos tarifa oferta.

 

EJEMPLOS:

 

Supongamos que tenemos las siguientes tarifas definidas en nuestro videoclub:

 

 

Código          Descripción                    Días          Precio            Recargo / Día
 
1                 Alquiler Novedades           1                 2’5                       2’5
2                 Alquiler Normal                  1                 2                         2
3                 Alquiler Videojuegos         1                 3                         3
4                 Reducida Novedades       1                 1’2                       1’2

5                 Reducida Normal               1                 0’9                       0’9

6                 Gratuita                               1                 0                         2’5

 

 

Vamos a definir unas ofertas usando estas tarifas como referencia:

 

Miércoles 2 x 1: el segundo alquiler gratis (Sólo en películas)

 

En la celda correspondiente al Miércoles y al número de alquiler 2, definiremos la siguiente oferta:

 

 

De esta forma, las dos tarifas de alquiler de películas se cambian por la tarifa de alquiler gratuita en el segundo alquiler. Los videojuegos se alquilan con el precio habitual.

 

Fin de semana el segundo alquiler a mitad de precio

 

En las celdas correspondientes al segundo alquiler del Sábado y del Domingo definiremos la siguiente oferta:

 

 

4.5.- PRÓXIMOS ESTRENOS

 

La Selección de estrenos permite registrar las futuras novedades del video, y posteriormente imprimir una lista con la fecha prevista de cada estreno, y la distribuidora. Para visualizar la lista debe situarse en Listados / Próximos estrenos y pulsar Imprimir, en Procesos / Próximos estrenos, podrá introducir las futuras novedades, modificarlas o eliminarlas.

 

4.6.- BORRADO DE HISTÓRICOS

 

Debido a limitaciones en el espacio disponible en disco o bien a su forma de trabajo, puede necesitar extraer los datos correspondientes a ingresos y movimientos de fechas pasadas. El histórico de ingresos contiene toda la información correspondiente a los ingresos realizados por su videoclub, y el fichero de movimientos guarda la información correspondiente a todas las operaciones realizadas, incluyendo las películas vistas por los clientes, de forma que si usa esta opción deberá ser cuidadoso al seleccionar la fecha límite de la extracción.

 

Antes de realizar la extracción recomendamos que haga una copia de seguridad de los datos por si necesitase consultarlos a posteriori (véase exportación de datos).

 

Borrado de movimientos

 

Seleccione la opción de menú Procesos / Borrado de históricos / Borrado de movimientos.

 

 

En esta pantalla hemos de seleccionar el rango de clientes del cual queremos eliminar sus movimientos y la fecha hasta la cual se borrarán registros. Una vez rellenado esto pulsamos el botón

 

Borrado de ingresos

 

Hacemos clic en la opción de menú Procesos / Borrado de históricos / Borrado de ingresos.

 

 

Desde esta ventana le tenemos que indicar a Videorun la fecha hasta la que ha de eliminar ingresos. Después de introducir la fecha hacemos clic sobre el botón.

 

Asegúrese antes de que el programa no tenga ninguna otra ventana activa y de que no haya otras terminales conectadas en red con la aplicación activa.

 

 

 

 

4.7.- EXPORTACIÓN / IMPORTACIÓN

 

Videorun permite exportar e importar datos desde la aplicación. Esto nos permitirá hacer copias de seguridad, intercambiar datos entre distintas empresas o transportar datos desde una instalación a otra para gestionar de forma centralizada varios negocios.

 

Para acceder a la Importación / exportación de datos, seleccione el menú Procesos | Exportación/Importación del menú principal. Le aparecerán las dos opciones de menú Exportación e importación. Seleccione la que corresponda.

 

Exportación de datos

 

La exportación de datos nos permite grabar en un archivo de disco los datos del programa que nosotros deseemos, especificando la ubicación final del fichero. Se generará un solo fichero (Zipvideo.zip) que contendrá comprimidas todas las tablas seleccionadas para exportar, en un formato reconocible por Videorun. De esta forma se podrán posteriormente importar los datos desde cualquier empresa, haciendo referencia al fichero comprimido.

 

 

Para empezar la exportación de datos primero tiene que seleccionar la ubicación del fichero de datos que se va a generar. Para ello debe introducir la ruta destino del fichero en el espacio indicado como Destino en la parte superior de la pantalla, sin escribir el símbolo \ al final de la ruta.

 

Seleccione los ficheros que quiere comprimir (por defecto todos), anulando la selección de Todos y marcando cada uno de ellos por separado.

      

El proceso de exportación comprimirá primero los datos en el disco duro y posteriormente realizará la copia a la ubicación destino seleccionada. Si el fichero resultante es mayor que el espacio disponible en la unidad de destino seleccionada, aparecerá un mensaje de error en el momento de la copia. Para realizar copias en soportes pequeños (disquetes o similar) usando múltiples unidades, use la utilidad de copia de seguridad de Windows.

 

Los iconos que se encuentran en la parte inferior de la ventana permiten cargar y guardar archivos de definición de copia. Con estos archivos se puede especificar el formato de la copia de seguridad (cuales son los archivos que queremos incluir y cuales no).

 

 Con este botón podremos abrir el archivo de definición de copia que hayamos guardado anteriormente. Al abrir el fichero se nos cargarán automáticamente las opciones que hubieran configuradas en el fichero, pudiendo realizar la copia de los mismos archivos siempre.

 

 A través de este botón se creará el fichero de definición de copia con el nombre que deseemos. Se guardará la configuración que tengamos en la ventana de exportación de datos en ese momento.

 

Importación de datos

 

La importación de datos nos permite recuperar los datos de una empresa que nosotros previamente hayamos grabado en un fichero de exportación.

 

 

Se leerán los datos contenidos en el fichero y se introducirán en la empresa activa, reescribiendo los ya existentes según tengamos seleccionada la opción Reescribir ficheros existentes o no.

Para empezar la importación de datos primero tiene que seleccionar la ubicación del fichero de datos que se va a leer. Para ello debe introducir la ruta origen del fichero en el espacio indicado como Fichero origen sin escribir el símbolo \ al final de la ruta, y especificando el nombre completo junto con la extensión (por defecto Zipvideo.zip).

A continuación pulsamos en el botón Examinar fichero y nos leerá el archivo de copia, cuando acabe nos muestra una relación de las tablas que incluye de la que nosotros podemos seleccionar una, varias o todas las tablas.

Cuando hemos seleccionado todo lo que queremos importar pulsamos el botón  y esperamos a que el programa nos avise que ha terminado el proceso.

 

4.8.- REMESAS SOPORTE MAGNÉTICO (Norma 19)

 

Desde esta pantalla podemos crear un disquette compatible con la Norma 19, que contendrá los ficheros necesarios para hacer el cargo de la subscripción a nuestro videoclub.

 

 

Para realizar el proceso hemos de rellenar los datos bancarios del presentador y el ordenante e introducir un disquette formateado y vacío en la unidad a:. Cuando hallamos hecho esto hacemos clic en el botón  y esperamos a que el programa acabe la operación.

Después solo tendremos que llevar el disquette al banco para realizar la operación

 

4.9.- TRASPASOS

 

Mediante esta opción, el programa nos da la posibilidad de poder mover clientes, películas o artículos entre las distintas empresas que tengamos dadas de alta en Videorun.

 

4.9.1.- TRASPASOS DE PELÍCULAS ENTRE TIENDAS

 

Esta opción del menú Procesos / Traspaso películas entre tiendas permite realizar movimientos de películas entre diferentes videoclubs.

 

 

Para realizar dichos movimientos se deben realizar las siguientes operaciones:

 

Selección de películas a traspasar

 

Con este proceso seleccionamos las películas que vamos a incluir en el traspaso.

 

Hay dos formas de hacerlo:

 

·                         Individual: Seleccionamos la empresa a la que vamos a exportar las copias en el menú desplegable de Empresa destino y vamos seleccionando las películas una a una introduciendo el código en el cuadro de película y pulsando la tecla Intro.

 

 

·                         Por lotes: como en el anterior proceso, lo primero es seleccionar la empresa a la cual van destinadas las películas. Una vez hecho esto podemos marcar las películas de tres formas, teniendo en cuenta solo su fecha de alta, su código, o ambas cosas, dependiendo de las casillas que marquemos. Una vez hecha la selección deseada, pulsamos el botón de Marcar para iniciar el proceso.

 

 

En la pestaña de Resultado, podremos ver, una vez concluido el marcado, un grid con las películas que se van a traspasar.

 

Creación del fichero de traspaso

 

Una vez terminado el marcado, hay que crear el fichero de traspaso con las películas seleccionadas que recuperaremos en la otra tienda. Para ello hemos de seleccionar una carpeta donde almacenaremos el fichero (Destino) y la empresa a la que va destinada la exportación. Por último, marcamos la casilla de Imágenes Películas si queremos que a parte de los datos de la película nos traspase también su carátula.

 

 

Lectura del fichero de traspaso

 

Este proceso se ha de realizar desde la empresa destino y consiste en incorporar a nuestra base de datos las películas que hemos importado del otro videoclub.

 

 

En la pestaña de proceso podemos ver la Empresa activa que es la empresa a la que vamos a importar los datos.

En la casilla llamada Fichero origen hemos de indicarle la ubicación del fichero de traspaso (pulsando el botón  se nos abre una ventana de selección de archivo típica de Windows).

En el apartado de Altas de películas hemos de seleccionar una de las dos opciones posibles, Intentar mantener el mismo código de película si queremos que el programa intente usar los códigos que ya tenían asignados las películas (siempre y cuando en la empresa nueva esos códigos estén libres), o Dar siemre códigos nuevos si queremos que Videorun de de alta las películas con códigos distintos a los asignados en la tienda anterior.

Por último hacemos un clic en el menú desplegable de Empresa destino y seleccionamos la empresa a la que queremos asignar las películas.

 

Una vez hecho todo esto, solo queda pulsar el botón Aceptar para que Videorun de comienzo al proceso de traspaso de películas. Una vez finalizado éste el programa nos avisará.

Si por algún motivo alguna de las películas no se hubiera podido traspasar o hubiera generado algún tipo de error, podremos ver en la pestaña de Mensajes una tabla con todas ellas y una breve descripción del error producido.

 

4.9.2 Traspaso de clientes e informales entre tiendas

 

Para realizar estos dos procesos hemos de seguir los mismos pasos que para el traspaso de películas, únicamente cambiando las películas por clientes o informales según corresponda.

 

 

4.10 GESTION ALMACENAMIENTO

 

Con esta opción podremos saber los títulos que hay almacenados en las unidades Disc Stakka, en la unidad en la que se encuentra, fecha en la que se almaceno y poder actuar directamente sobre estos títulos.

Podremos hacer la búsqueda según la fecha de almacenamiento o según el código de película. También podemos filtrar los títulos a mostrar según la unidad en la que se encuentren.

 

 

 

Permitirá introducir nuevos títulos en las unidades de almacenamiento.

 

Al clickar sobre este botón nos aparecerá una ventana similar a la derecha donde en la parte superior que pone título especificaremos el código del título que vamos a introducir. Y le daremos a la tecla enter. Si el título tiene carátula nos aparecerá su carátula y aparecerá otra ventana solicitando que introduzcamos el cd/dvd en la unidad pertinente.

 

Una vez introducido Videorun registrará el código y copia del título así de la situación en la unidad en la que se ha guardado.

 

Cuando hayamos finalizado le daremos a Cancelar para cerrar la ventana.

Con esta opción podremos extraer, de la unidad que corresponda, el título que tengamos seleccionado.

Retira todos los títulos que se esten visualizando en esta ventana. Podemos aplicar filtros (como la unidad en la que se encuentran, código título, etc) y retirar únicamente los títulos que deseemos.

Este botón permite previsualizar y posteriormente imprimir un listado de los títulos que se encuentran almacenados en unidades Disc Stakka.

Mediante esta opción podremos ver en qué posición y unidad se almacenó por última vez una copia concreta. Esto puede ser de gran utilidad en el caso de que por cualquier error, se borre una película de la base de datos, ya que podremos abrir la unidad y comprobar si sigue estando el disco.

 

Simplemente tendremos que introducir el código de la película, o pasar el código de barras por el lector y el programa nos mostrará la unidad y posición que ocupó la última vez.